eFile - Bộ phần mềm quản lý hoạt động lưu trữ đầu tiên của Việt Nam

Tại Việt Nam, việc quản lý hồ sơ lưu trữ khá phức tạp. Công cụ phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách không đáp ứng được yêu cầu, đặc biệt là yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhiều thông tin có trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý.

Trước tình hình chung đó, bắt đầu từ ý tưởng năm 2004, phòng Giải pháp phần mềm của Công ty Tinh Vân đã nghiên cứu và phát triển sản phẩm phiên bản Beta vào năm 2005. Năm 2006 Bộ phần mềm quản lý lưu trữ eFile được hoàn thiện và trở thành bộ phần mềm quản lý hoạt động lưu trữ đầu tiên tại Việt Nam, phục vụ cho các trung tâm lưu trữ nhà nước, các trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Vừa ra mắt, eFile đã được giới chuyên môn đánh giá cao và giành giải thưởng Sao Khuê, giải thưởng danh giá do VINASA - Hiệp hội các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam trao tặng.

eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa một cách tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ. eFile trợ giúp đắc lực đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Việt Nam. Đây là phần mềm tích hợp đầu tiên của của Việt Nam cho lĩnh vực này. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, lưu thông, tra cứu, báo cáo thống kê. eFile tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ và lưu trữ nhà nước (CVT&LTNN) ban hành. eFile cho phép làm việc với nhiều loại hình tài liệu: hành chính, xây dựng cơ bản, phim ảnh, ghi âm sự kiện, châu bản, địa bạ...  trên cùng một hệ thống duy nhất, thông qua cơ chế tùy biến khung nhập tin, tạo mới các trường tin và các kiểu trường tin.

Để đảm bảo kiểm soát tính nhất quán trong công tác biên mục và tăng khả năng tra cứu dữ liệu, eFile cung cấp cơ chế xây dựng từ điển dữ liệu (tệp đảo) cho các trường cần kiểm soát tính nhất quán khi nhập liệu hoặc cần đưa ra tra cứu. Bên cạnh đó, eFile còn cho phép phân loại dữ liệu cấp I được khai thác rộng rãi hay hạn chế. eFile phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình. Khi đó người có thẩm quyền có thể thông qua chức năng “duyệt biểu ghi biên mục” để kiểm soát toàn bộ danh sách phiếu tin. Nếu có sơ đồ mặt bằng kho, eFile sẽ hiển thị cho người dùng một cách trực quan vị trí giá và phần trăm giá trong kho còn trống để xếp hộp cặp. Không những quản lý các thông tin liên quan đến độc giả, mà thủ thư còn có thể in thẻ độc giả ra máy in với mẫu tùy biến.

eFile còn cho phép quản trị kiểm soát hệ thống thông qua chế độ ghi log, thống kê log theo thời gian, giới hạn kết quả tìm kiếm trả về cho mỗi câu truy vấn của độc giả, tích hợp với máy chủ LDAP để sử dụng chung cùng một tài khoản với các hệ thống đã có...

Sử dụng eFile, lưu trữ viên sẽ thuận tiện và giảm thiểu thời gian trong tổ chức tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu, quản lý giấy tờ. Không những độc giả có thể yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa, giúp các cơ quan và cá nhân tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.

Cũng như các sản phẩm phần mềm khác của Tinh Vân, eFile được xây dựng và kiểm soát chặt chẽ theo quy trình chất lượng quốc tế CMM3 và ISO 9000. Các quy trình nghiên cứu phát triển sản phẩm, kiểm tra lỗi, triển khai cho khách hàng, nâng cấp, bảo hành, bảo trì... được quy định rõ ràng và chặt chẽ, có các cán bộ chuyên trách theo dõi, báo cáo và lập kế hoạch điều chỉnh. Hệ thống quản trị hiện đại này được áp dụng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo hạn chế tối đa lỗi phần mềm, khắc phục nhanh chóng các vấn đề phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.

Với nhiều tiện ích to lớn, số hóa hoạt động lưu trữ phức tạp, eFile được đánh giá là đạt chuẩn quốc tế và hoàn toàn phù hợp với nghiệp vụ quản lý của CVT&LTNN do sản phẩm được thiết kế để quản lý khối lượng dữ liệu lớn, đa dạng, bám sát nghiệp vụ. Trong khi đó, các giải pháp của nước ngoài tỏ ra rất khó khăn trong việc triển khai ứng dụng tại các cơ quan văn thư lưu trữ Việt Nam và không có sự hỗ trợ kỹ thuật ở trong nước cũng như khả năng hỗ trợ tiếng Việt (dữ liệu, giao diện, tra cứu).

Có thể nói một cách lạc quan rằng sự ra đời của eFile sẽ giúp chấm dứt thời kỳ quản lý hồ sơ lưu trữ thủ công và là bước khởi đầu tốt đẹp cho xu hướng tin học hóa ngành lưu trữ trên toàn quốc. Với eFile, một lần nữa Tinh Vân có thể tự hào là đơn vị luôn đi đầu trong nghiên cứu và phát triển những giải pháp CNTT phức hợp, các bài toán quản lý lớn – những sản phẩm có tính thực tiễn cao, đóng góp trí tuệ cho cộng đồng.