Phần mềm quản lý nhân sự HiStaff

Ngày nay quản lý tốt nguồn nhân lực là một vấn đề mang tính sống còn với các doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Đó không những là đòi hỏi cho các doanh nghiệp lớn, các tổng công ty hay các công ty đa quốc gia mà còn cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ngày càng bài bản và chuyên nghiệp hơn. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự tại Việt Nam không phải là một bài toán mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống chuyên biệt hoặc tích hợp, nổi tiếng hay vô danh, đóng gói sẵn hay tự xây dựng, tuỳ theo ngân sách và yêu cầu đặc thù của họ. Chính vì vậy sẽ không có một giải pháp nào là tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
 
Tinh Vân đã nghiên cứu và phát triển bộ phần mềm HiStaff – giải pháp quản lý nhân sự cho các công ty Việt Nam và các công ty liên doanh với nước ngoài. HiStaff áp dụng tư duy quản trị hiện đại của thế giới và phù hợp với quy mô cũng như thực tế phát triển của các doanh nghiệp ở Việt Nam.

Sản phẩm được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ dot NET 2003, công cụ báo cáo Crystal Report 11, và vận hành trên một trong hai hệ quản trị cơ sở dữ liệu nền là Oracle 9i và Microsoft SQL Server 2000. HiStaff gồm 4 phân hệ, mỗi phân hệ giải quyết một mảng công việc trong bài toán quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Phân hệ HUMAX dùng để quản lý các thông tin thể hiện vị trí phân cấp của nhân viên trong công ty như hợp đồng lao động, công ty con, chức năng, phòng ban, bộ phận, chức danh, khu vực…; Các chính sách mà nhân viên được hưởng từ công ty như các thiết bị, các khoản trợ cấp; thông tin về quá trình làm việc, quá trình khen thưởng, kỹ luật của nhân viên,… Ngoài ra phân hệ này còn cho phép lưu trữ thông tin cá nhân, địa chỉ khẩn cấp khi cần thiết liên lạc, các kiến thức cũng như kỹ năng đặc biệt của nhân viên.

Phân hệ COLEX chứa các thông tin quản lý ngày công làm việc, cho phép thực hiện các thao tác đăng ký ngày nghỉ phép, nghỉ thai sản, tăng ca và làm thêm giờ cho từng nhân viên. Tùy theo loại ngày nghỉ mà công ty trả mức lương tương ứng cho nhân viên. Các mức trả tương ứng này tùy thuộc vào chính sách và luật lao động mà nhà quản lý linh động nhập vào chương trình. Đặc biệt, nó còn cho phép cập nhật ngày phép được hưởng trong năm của nhân viên.

Phân hệ PAROX là quá trình tính toán tự động và kết xuất bảng lương dựa trên các thông tin đầu vào từ phân hệ HUMAX và COLEX. Ngoài các khoản tự động tính toán, chương trình còn cho phép người sử dụng nhập vào các khoản điều chỉnh để bảng lương được cân đối và phù hợp. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ thực hiện giao dịch Ebanking đối với bảng lương hàng tháng và quyết toán thuế vào cuối năm.

Phân hệ TRUSTEE quản lý thông tin người dùng. Hệ thống phân quyền đến từng tính năng và mục dữ liệu con, tạo tiện ích khi phân công công việc. Hệ thống còn ghi nhận lại tất cả các thay đổi trong quá trình sử dụng HiStaff. Ngoài ra còn nhiều tính năng tiện ích khác.

Bên cạnh các tính năng được giới thiệu trong mỗi phân hệ chính, cả 4 phân hệ đều có hệ thống báo cáo theo mẫu có sẵn hoặc do nhà quản lý tự tạo. Đường dẫn báo cáo có thể linh động đặt tùy ý theo người sử dụng. Các tiện ích hỗ trợ người dùng tạo tính tiện lợi trong quá trình sử dụng cũng được kết hợp thiết kế trong hệ thống HiStaff. Các thông số về lương (mức lương áp thuế, tính lương tháng 13…) về ngày công, về các khoản trợ cấp… đều được đưa thành tham số hệ thống, tạo tiện lợi cho nhà quản lý linh động chỉnh sửa khi có sự thay đổi trong quá trình sử dụng. Còn nhiều tiện ích nữa mà chỉ có thể cảm nhận được khi dùng.

Bằng chứng cho những điều mô tả ở trên là quá trình triển khai sản phẩm lần đầu tiên và đã thành công tại hai khách hàng lớn là Công ty liên doanh Unilever và công ty TNHH LinFox - một công ty đứng đầu về hàng tiêu dùng và  một công ty đứng đầu về kho vận trên toàn thế giới. Là các khách hàng khó tính và chuyên nghiệp, lượng nhân sự cần quản lý rất lớn, lại luôn đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu, chặt chẽ về mặt thời gian nhưng cả hai đều đánh giá cao những tiện ích và hiệu năng mà sản phẩm mang lại, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian và nhân lực trong quá trình thực hiện.

Hiện tại hệ thống HiStaff có giao diện bằng tiếng Việt và tiếng Anh, có thể triển khai tại các công ty Việt Nam và các công ty liên doanh với nước ngoài. Với tham vọng chinh phục thị trường quản lý nhân sự tại Việt Nam, HiStaff đã không ngừng cải tiến cho phù hợp sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam với mô hình quản lý ngày càng hiện đại.