Ứng dụng CNTT một cách tổng thể tại Cục văn thư và Lưu trữ Nhà Nước

CVTLTNN được thành lập năm 1945 với tên gọi ban đầu  “Nha lưu trữ công văn và thư viện toàn quốc”. Từ đó đến nay công việc quan trọng nhất của CVTLTNN là trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa Quốc gia. Hiện nay, 03 trung tâm lưu trữ Quốc gia thuộc CVTLTNN đã thu thập được khoảng 30km giá tài liệu có ý nghĩa Quốc gia. Và số kilomet giá tài liệu này còn tiếp tục tăng bởi mỗi năm các cơ quan lưu trữ đều chuyển những tài liệu, hồ sơ mà mình đã lưu từ 2 – 3 năm sang lưu ở CVTLTNN. Với khối lượng hồ sơ lớn như vậy, muốn xem, khai thác hồ sơ nhanh nhất thì cần có một giải pháp tối ưu, trong khi từ trước đến nay, công việc này vẫn được thực hiện một cách thủ công.

Nhận thấy tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý lưu trữ, ngay từ năm 2004, CVTLTNN đã chọn Công ty Tinh Vân làm đối tác xây dựng Bộ phần mềm phục vụ cho việc quản lý lưu trữ cho CVTLTNN và các đơn vị sự nghiệp bao gồm 10 phần mềm, trong đó  có những phần mềm quan trọng như Phần mềm phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý văn bản hồ sơ lưu trữ hiện hành…, quản lý khoa học, quản lý cộng tác hợp tác quốc tế, giải pháp cổng thông tin điện tử và quản trị nội dung v.v Trong số đó, phần mềm Quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng nhất. Phần mềm này đáp ứng yêu cầu của tất cả mọi khâu: từ việc các cơ quan lưu trữ chuyển hồ sơ sang lưu ở Cục đến việc lật lại hồ sơ cũ, chỉnh lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ và cuối cùng là đưa vào kho bảo quản. Phần mềm này đáp ứng được yêu cầu chọn lọc và bảo mật những hồ sơ được phép khai thác: đối với tài liệu thông thường có thể được đưa ra khai thác ngay, nhưng với tài liệu mật phải sau một số năm nhất định mới được phép đưa ra khai thác.